Przebieg mailingu i jego etapy

Operację masowego wysyłania e-maili można podzielić na kilka etapów. Pierwszym etapem jest określenie tematyki i celu przekazywanej informacji. Każda informacja, czy to reklama, newsletter, biuletyn roczny, musi mieć jasno skrystalizowany cel. Inaczej mówiąc, przekaz musi wywołać oczekiwany skutek. Najczęściej jest to kliknięcie w link i interakcja w postaci zakupu określonej usługi bądź towaru. To najczęstsze zadanie mailingu. Czy zawsze chodzi tylko o kasę? Na szczęście nie. Historia newsletterów jasno określa ich zadania. Informacja o wynikach naukowych doświadczeń, publikacja wartościowego artykułu z rozwijającej się dziedziny miała dotrzeć szybko i skutecznie do szerokiego grona naukowców i osób zainteresowanych daną tematyką. Wraz z rozpowszechnieniem się dostępu do Internetu, była to najtańsza i najszybsza forma propagowania nowych wyników badań czy osiągnięć. 
Po dekadzie rozwoju Sieci, marketingu bezpośredniego, PR, pracownicy firm odpowiedzialni za wizerunek przedsiębiorstwa, dostrzegli nowy kanał dystrybucji i kreowania wizerunku. Klient z petenta przerodził w partnera, który może decydować o współpracy z daną firmą lub z niej zrezygnować. Jeśli usatysfakcjonowany obsługą, pozostaje, otrzymuje przywilej w postaci dostępu do wybranych informacji. Oprócz treści zawartej w e-mailu, otrzymuje także jasny przekaz: jesteś dla nas ważny, pamiętamy o Tobie, dajemy Ci możliwość zapoznania się z atrakcyjną ofertą wcześniej niż pozostałym naszym klientom. 
Kiedy cel i tematyka mailingu zostaje określona, można przejść do niezwykle ważnego etapu, jakim jest przygotowanie bazy adresów. Inaczej mówiąc, istniejącą bazę, do której użytkownicy sami dodali swoje adresy e-mailowe, należy odpowiednio pogrupować. Jest to czynność, która może zostać zautomatyzowana na podstawie podanych przez subskrybentów cech mailingu. W zależności od profilu naszej działalności, ilość podawanych cech może się różnić. Może to być wybór pomiędzy otrzymywaniem informacji o nowościach bądź promocjach, ale również wyprzedaże można zakwalifikować do osobnej cechy. Powyższe kwalifikacje są oczywiście czysto przykładowe i dotyczą sklepów internetowych. W przypadku dużych portali ogólnotematycznnych będzie to wybór między działami, branżami i kategoriami. Odpowiedni dobór kategorii, w jakich prowadzimy mailing, wpływa bezpośrednio na efektywność całej operacji. Nie możemy dopuścić do sytuacji, w których Greenpeace'owiec otrzyma ofertę sklepu z futrami, a dwunastoletni fan gier strategicznych walentynkowy bon zniżkowy na koronkowa bieliznę dla wybranki. 
E-mail marketing to dział niezwykle delikatny i wymagający doświadczenia. Powstające firmy mailingowe kuszą swoich klientów niskimi cenami, oferując w zamian niewykwalifikowany personel i niedoświadczoną kadrę. A to może nieść ze sobą więcej strat niż korzyści.